Cách hẹn lịch họp dùng Calendar của Outlook

hen lich hop dung calendar cua outlook

Trong công việc, khi phải tổ chức và mời mọi người tham gia cuộc họp, bạn có thể sử dụng chức năng Meeting của Outlook để rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.

Để đặt lịch họp và gửi thư mời, trên giao diện của Outlook, bạn mở phần Calendar, chọn New Meeting.

hen lich hop dung calendar

Lập tức sẽ hiện ra giao diện sau: hen lich hop dung calendar cua outlook

hen lich hop dung calendar cua outlook

Ở mục To điền địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham dự cuộc họp. hen lich hop dung calendar cua outlook

Ở mục Subject, điền tên/nội dung chính của cuộc họp. hen lich hop dung calendar cua outlook

Ở mục Location, điền địa điểm diễn ra cuộc họp. hen lich hop dung calendar cua outlook

hen lich hop dung calendar cua outlook

Sang đến phần Start time End time, ấn nút mũi tên xuống để xác định ngày tháng cũng như giờ bắt đầu buổi họp. Cách thứ hai đó là bạn sử dụng Scheduling. hen lich hop dung calendar cua outlook

hen lich hop dung calendar cua outlook

Khi nhấn vào nút Scheduling trên thanh công cụ, bạn sẽ được chuyển sang giao diện như sau. Điểm mạnh của tính năng Scheduling là nó giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về lịch làm việc của mình và tìm ra ngày họp hợp lý nhất. hen lich hop dung calendar cua outlook

hen lich hop dung calendar cua outlook

Sau khi đặt thời gian xong, trong phần Appointment, điền vào ô trắng bên dưới một bức thư mời họp và đính kèm thêm các thông tin cần thiết nếu có. hen lich hop dung calendar cua outlook

hen lich hop dung calendar cua outlook

Cuối cùng, nhấn nút Send.

Sau khi gửi, cuộc họp của họ sẽ được tự động thêm vào lịch làm việc trên Outlook. Outlook sẽ nhắc bạn về buổi họp này 15’ trước khi bắt đầu, hoặc bạn có thể tự cài đặt thời gian báo họp theo ý mình.

Người tham dự sẽ nhận được thư mời giống như sau. Họ có thể ấn tham gia (Yes) hoặc không (No) hoặc chưa chắc (Maybe) để báo lại với người tổ chức.

hen lich hop dung calendar cua outlook

Trên đây là các bước giúp bạn tổ chức một cuộc họp và gửi thư mời cho người tham dự vô cùng nhanh chóng và tiện lợi với Outlook. Để biết thêm nhiều thủ thuật sử dụng phần mềm này, hãy thường xuyên theo dõi mục Kiến thức trên trang web của Trung tâm Tin học văn phòng MOS

Comments

comments