Cách kiểm soát dữ liệu nhập trong Excel(phần 1)

kiem soat du lieu nhap trong excel

Trong công việc, khi nhập dữ liệu, nhiều khi chúng ta gặp trường hợp bị nhập sai hoặc thiếu/ thừa so với số liệu thực tế. Để khắc phục tình trạng đó, bạn có thể dùng chức năng Data Validation trong Excel.

Giả sử bạn có 1 danh sách như hình vẽ.

kiem soat du lieu nhap trong excel

Nếu như điều kiện Mã học sinh là 1 dãy số gồm 7 chữ số thì bạn có thể đặt dạng dữ liệu nhập vào cột này bằng cách:

Bước 1: Chọn cả cột Mã học sinh.

kiem soat du lieu nhap trong excel

Bước 2: Vào thẻ Data, phần Data Tools và kích chọn Data Validation. Lập tức hộp thoại của phần này mở ra.

kiem soat du lieu nhap trong excel

Bước 3: Vì mã học sinh là 1 dãy 7 số, ở phần Allow chọn Whole number, Data chọn Equal to và ở Value nhập số 7. 

kiem soat du lieu nhap trong excel

Nếu bạn muốn đặt hướng dẫn về cách nhập dữ liệu cho lần nhập sau, bạn có thể vào phần Input Message Error Alert để nhập ghi chú của mình. Các ghi chú này sẽ hiện ra khi bạn chọn vào 1 ô thuộc cột hay khi bạn nhập sai dạng dữ liệu được đặt sẵn.

kiem soat du lieu nhap trong excel

Input Message

Error Alert

Sau khi điền xong các thông tin, chọn OK.

Như vậy ta đã hoàn thành xong thao tác đặt dạng dữ liệu cho 1 ô hoặc dải ô. Để kiểm tra, bạn có thể kích vào 1 ô bất kỳ trong cột Mã học sinh. Lập tức ô này hiện ra hướng dẫn nhập dữ liệu bạn đã viết.

kiem soat du lieu nhap trong excel

Thử nhập 1 dãy chỉ gồm 6 chữ số vào, sẽ có thông báo đúng theo dạng Error Alert mà bạn đặt hiện lên.

kiem soat du lieu nhap trong excel

Ngoài việc đặt dạng dữ liệu số, Excel còn cho phép bạn đặt dữ liệu nhập chỉ theo kiểu ngày tháng năm( Date) hoặc số giờ(Time) với giới hạn cụ thể, số thập phân( Decimal), dữ liệu phải thuộc 1 danh sách( List) hay độ dài được định sẵn( Text Length). Riêng phần đặt dữ liệu thuộc 1 danh sách sẽ được chúng tôi sẽ nói cụ thể ở phần 2.

Ngoài việc kiểm soát dữ liệu, Excel còn rất nhiều tính năng hữu dụng chưa được khai phá hết. Để nắm vững kiến thức về Excel và tự tin áp dụng chúng trong công việc, hãy tham gia các khóa học tin học văn phòng của Trung tâm Tin học MOS. Chi tiết về lịch học cũng như học phí xem tại: https://goo.gl/cBueJs

Comments

comments