Những tính năng mới của Excel 2010

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu những tính năng mới của excel 2010 so với các phiên bản cũ.

1. Tính năng Backstage View

Tất cả các gói ứng dụng trong gói Office 2010 đều được trang bị giao diện Ribbon của Office 2010. 

Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Officee ở góc bên trái màn hình, cho phép người sử dụng thực hiện các tác vụ như lưu tài liệu (Save) và in ấn (Print)

Backstage View

Backstage View

Bên cạnh đó, thanh định hướng bên trái chứa nhiều lệnh như:

– Cho phép ai sửa tài liệu hoặc chỉnh kích cỡ file:

nhung-tinh-nang-moi-cua-excel Slide-Powerpoint-dep-office-2010

2. Tính năng Sparkline

Excel luôn được người dùng sử dụng như là một công cụ mô tả xu hướng và dữ liệu hiệu quả thông qua các dữ liệu đồ thị và biểu đồ phong phú. Với phiên bản 2010, tính năng mới Sparkline cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ hay một dòng nhận định khuynh hướng trong 1 ô. Với nhiều kiểu  biểu đồ (dạng cột, dạng đường, dạng lãi lỗ) với nhiều màu sắc kết hợp sẵn của excel, Sparkline là một công cụ hiệu quả để phân tích dữ liệu nhanh hơn và định hướng hơn để có một khung nhìn đơn giản hơn khi quan sát các thông tin và đưa ra quyết định.

2.Tính năng Sparkline

2. Tính năng Sparkline

3. Tính năng Slicers

Trong Excel 2010, slicer được bổ sung như một cách mới để lọc dữ liệu PivotTable. Thông qua công cụ này, bạn có thể có một cái nhìn trực quan sâu về một số lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng.

3.Tính năng Slicers

3. Tính năng Slicers

Khi dữ liệu trong Pivot Table thay đổi, Slicers sẽ tự động được cập nhật tạo thuận tiện cho người dùng.

4. Định dạng dữ liệu có điều kiện

Một trong những chức năng mới rất hữu ích của Excel 2010 là Conditional Format – chức năng bao gồm nhiều kiểu định dạng và icon và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất với chỉ 1 cú click chuột. Với chức năng này, thay vì dùng hàm để rút trích và lọc dữ liệu từ một bảng với nhiều số liệu khác nhau, vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:

Kiểu đánh giá sàng lọc:

Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính:

Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than… (lớn hơn), Less Than… (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).

Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính.

– Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%… là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất.

Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:

 – Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp.

– Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules.

– Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình sẽ tự động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính.

Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng.

Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets.

Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).

5. PivotTable và PivotChart

Trong Excel 2010, khi tạo một Pivot Chart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường. Việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.

6. Share Workbook

SharePoint được tích hợp trong Excel 2010 cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.

6.Share Workbook

6. Share Workbook

 

Comments

comments