Cách trộn thư dùng bảng Excel

CÁCH TRỘN THƯ DÙNG BẢNG EXCEL

Trong Word, Mail Merge hay trộn thư dùng bảng Excel là một tính năng vô cùng hữu dụng. Khi kết hợp với Excel, nó giúp bạn gửi thư cho 1 danh sách người gửi với thông tin riêng cụ thể. Đặc biệt, công cụ này thật sự rất cần thiết cho các bạn làm về kế toán hay quản lý nhân sự . Hãy cùng Tin học MOS khám phá tính năng cực hay này của Excel nhé.

Tính năng trộn thư được dùng để tạo nhiều văn bản trong cùng 1 lúc. Những văn bản này có cùng mẫu, nội dung căn bản và hình minh họa, chỉ có 1 số phần cụ thể được thay đổi để cá nhân hóa từng bản. Có 3 loại tài liệu được sử dụng trong quá trình trộn thư:

  • Tài liệu chính.
  • Cơ sở dữ liệu.
  • Văn bản trộn.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trong Excel cho việc trộn thư.

Công đoạn quan trọng nhất trong quá trình trộn thư là thiết lập và chuẩn bị dữ liệu. Bạn sẽ dùng biểu mẫu trong Excel của bạn như cơ sở dữ liệu cho danh sách người nhận.

Sau đây là 1 số tip để chuẩn bị dữ liệu cho 1 thư trộn. Hãy đảm bảo rằng:

  • Tên cột trong bảng khớp với tên trường bạn muốn đưa vào trong thư trộn.
  • Mọi dữ liệu được trình bày trong trang đầu tiên của biểu mẫu.
  • Các giá trị phần trăm, tiền tệ hoặc mã điện tín phải được đặt đúng dạng trong biểu mẫu để Word có thể đọc đúng.
  • Mọi thay đổi hoặc bổ sung vào biểu mẫu phải được hoàn thành trước khi kết nối với văn bản trộn thư trong Word.
Chuẩn bị dữ liệu trong Excel cho việc trộn thư
Chuẩn bị dữ liệu trong Excel cho việc trộn thư

Bước 2: Bắt đầu việc trộn thư.

Đưa dữ liệu người nhận thư vào Word.

Trong Word, chọn File sau đó kích chuột vào Blank Document trong mục New.

Trong tab Mailings, nhóm Start Mail merge, chọn Start Mail Merge, sau đó chọn kiểu trộn thư bạn muốn.

chọn Start Mail Merge
Chọn Start Mail Merge

Ví dụ như ở trong bài này, chúng ta chọn kiểu Email 

Chọn Select Recipients, rồi Use an Existing List.

Chọn kiểu Email
Chọn kiểu Email

 

Nhấn vào biểu mẫu Excel bạn muốn -> chọn Open.

Chọn lựa người nhận thư.

Chọn Edit Recipient List.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bỏ tích những tên người mà bạn không muốn gửi thư đến.

Xem thêm: Các hàm tính ma trận cực đơn giản trong Excel

Bước 3: Đưa vào 1 trường trộn.

Bạn có thể đưa vào 1 hoặc nhiều trường lấy thông tin từ biểu mẫu vào văn bản của bạn.

Trộn thư dùng bảng Excel

Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, chọn Address Block.

Trong hộp thoại Insert Address Block, chọn dạng tên hiện trên bì thư của người nhận.

Trộn thư dùng bảng Excel

Nhấn OK. Kích chuột vào File và chọn Save.

Để đưa lời chào vào 1 bức thư thường hoặc thư điện tử.

Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, chọn Greeting Line.

Trong hộp thoại Insert Greeting Line:

  • Dưới phần dạng Greeting line, thay đổi lời chào nếu cần thiết bằng cách chọn kiểu chào ( Dear là dạng mặc đinh), cấu trúc tên của người nhận và dấu kết thúc câu.
  • Dưới phần Greeting line for invalid recipient names, chọn 1 tùy chọn trong danh sách lời chào.

Chọn OK, sau đó chọn File -> Save.

Để đưa dữ liệu trong biểu mẫu vào 1 thư thường hoặc thư điện tử.

Trong tab Mailings, nhóm Write & Insert Fields, chọn Insert Merge Field.

Trong hộp thoại Insert Merge Field, dưới phần Fields, chọn 1 tên trường (chính là tên cột trong biểu mẫu của bạn) -> chọn Insert.

Lập lại bước này nhiều lần nếu cần, rồi chọn Close khi xong.

Chọn File -> Save.

Xem thêm: Đề xuất lập dự toán ngân sách với Scenarios (kịch bản) trong Excel

Bước 4: Duyệt lại và hoàn thành việc trộn thư.

Sau khi đưa vào các trường mà bạn muốn, hãy kiểm tra lại để chắc chắn về nội dung.

Để làm điều này, vào tab Mailings, chọn Preview Results.

Trộn thư dùng bảng Excel

 

Trong nhóm Finish, chọn Finish & Merge

Kích chuột vào Print Documents hoặc Send Email Messages.

Bước 5: Lưu thư trộn của bạn.

Khi bạn lưu tài liệu trộn thư, nó sẽ luôn kết nối với nguồn dữ liệu. Bạn có thể tái sử dụng tài liệu này cho lần tiếp theo.

Để làm được điều này, mở tài liệu trộn thư và chọn Yes khi Word gợi ý bạn giữ sự liên kết.

Tóm lại về Cách trộn Mail dùng bảng Excel

Trộn thư (Mail merge) là tính năng cực kỳ hữu ích trong Microsoft Word. Tính năng này giúp các bạn sử dụng Excel  giảm thiểu tối đa thời gian khi làm bất cứ dạng thông báo nào để gửi cho nhiều người như thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và các bạn có thể in hàng loạt chỉ bằng một thao tác cực đơn giản.. Hi vọng với bài viết trên Tin học MOS đã cung cấp được kiến thức bổ ích cho bạn.

Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Excel nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS Excel online và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại Thương

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *