Cách trộn thư (Mail Merge) trong Word

mail merge

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….

Mặc dù tính năng rất hữu ích nhưng vẫn còn nhiều bạn chưa biết đến tính năng trộn thư này. Dưới đây là bài viết rất hữu ích Trung tâm tin học MOS cung cấp giúp các bạn có thể dễ dàng sử dụng tính năng trộn thư trong Word.

Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word

Bước 1: Mở file Word mẫu, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard

 mail merger word 2013

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn

Tại Step 1: Letters

Tại Step 2: Use the current document

Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

cach-tron-thu-mail-merge-trong-word-2013

Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

 tron thu word 2013

Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK

 cach-tron-thu-mail-merge-trong-word-2013-4

 

Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

cach-tron-thu-mail-merge-trong-word-2013-3

> Xem thêm: Học tin học văn phòng online – nên hay không nên?

Bước 6: Chọn Next: Write your letter.

tron thu word 2013

Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

mail merge word 2013

Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.

Tron thu word 2013

Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

tron thu word 2013

Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document. 

tron thu word 2013
Bước 10
: Chọn Save 

> Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo và xoá chữ chìm trong Word từ A đến Z

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách trộn thư (Mail Merge) trong Word. Nếu bạn đang quan tâm đến những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết và các khóa học tin học văn phòng như WordExcelPowerpoint hãy liên hệ với Tin học MOS tại Fanpage, Website hoặc hotline 0914444343 để được tư vấn trực tiếp.

Thông tin liên hệ 

Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *