Cách Sửa Lỗi Định Dạng Ngày Tháng Trong Mail Merge

Trong quá trình sử dụng mail merge, bạn có thể bắt gặp một lỗi rất phổ biến là lỗi định dạng ngày tháng trong Mail Merge. Hôm nay, Tinhocmos sẽ hướng dẫn các bạn sửa lỗi mail merge trong Excel bằng hàm TEXT nhé!

Vì sao lỗi định dạng ngày tháng trong Mail Merge thường xảy ra?

Khi làm mail merge trong Word, có nhiều vấn đề chúng ta gặp phải với dữ liệu ví dụ như lỗi mail merge ra số 0 hoặc hiển thị ngày sai. Như ở hình bên, tại phần thời gian, giờ và ngày tháng không ra định dạng mà chúng ta thường thấy trong các giấy mời.

Một số nguyên nhân phổ biến là:

• Cài đặt ngôn ngữ hệ thống máy tính: Nếu máy tính bạn đang dùng ngôn ngữ English, thì khi trộn dữ liệu qua Word mà không thiết lập lại định dạng trong Mail Merge, ngày tháng sẽ tự động hiển thị theo kiểu Mỹ (tháng/ngày/năm).
• Chưa thêm Field Code định dạng ngày trong Mail Merge: Khi tạo Mail Merge, nếu bạn không chèn thêm lệnh định dạng vào trường ngày tháng (ví dụ: \@ “dd/MM/yyyy”), Word sẽ lấy dữ liệu thô từ Excel mà không định dạng lại theo ý bạn.
• Sử dụng các phiên bản Word cũ hoặc khác nhau: Các bản Word từ 2010 trở lên có cách đọc và hiển thị dữ liệu từ Excel khác nhau. Nếu bạn không kiểm tra và đồng bộ cài đặt giữa Excel và Word, rất dễ gặp lỗi này.

Chúng ta cần ngày tháng chỉ định dạng giờ và phút, còn ngày cần theo dạng ngày/tháng/năm. Chính vì vậy khi hiểu lỗi này, không chỉ biết cách xử lý, mà còn tránh lỗi định dạng ngày tháng khi làm Mail Merge trong các lần sau.

Cách sửa lỗi mail merge trong Excel

Trong trường hợp này, bạn hãy chuyển đổi dữ liệu từ dạng số sang dạng text trong file Excel chứa dữ liệu tham chiếu bằng cách sau:

Chèn thêm cột bên cạnh cột Thời gian và Ngày.
Gõ hàm: =TEXT(E2;”hh/mm”) vào ô của cột Thời gian Text để có thời gian theo dạng giờ:phút (08:30)

Xem thêm: Cách trộn thư (Mail Merge) trong Word

Tiếp theo chúng ta gõ hàm vào ô của cột Ngày Text: =TEXT(G2;”dd/mm/yyyy”)

Copy hàm xuống các ô bên dưới.

Bấm Save để lưu lại

Xem thêm: Tạo thư tự động bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang Word

Chọn lại file Excel danh sách.

Tại Insert Merge Field chọn tên 2 cột đã chèn thêm từ trước dạng TEXT.

Bấm Preview Results để xem lại thành quả!

Vậy là chúng ta đã hoàn thành các bước sửa lỗi định dạng ngày tháng trong Mail Merge bằng hàm Text. Chỉ với một vài bước cơ bản từ hướng dẫn của Tinhocmos, bạn đã có thể khắc phục và có được một văn bản hoàn chỉnh.

Xem thêm: Hàm STOCKHISTORY trong Excel: Kiểm tra dữ liệu chứng khoán [2022]

Lời kết về Cách sửa lỗi định dạng ngày tháng trong Mail Merge