Thumbnail Tinhocmos 7

Tổng hợp các hàm tra cứu dữ liệu trong Excel ( Phần 1 )

Việc tra cứu dữ liệu như thông tin, mã số nhân viên hoặc truy xuất kết quả kinh doanh hàng tháng trên bảng tính sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu ta vận dụng được tổng hợp kiến thức các hàm tra cứu dữ liệu trên Excel. Không những thế, việc tra cứu dữ liệu sẽ cho ra kết quả chính xác hơn và tiết kiệm thời gian hơn trên Excel. Trong bài viết này, Tinhocmos gửi tới bạn tổng hợp các hàm tra cứu dữ liệu trong Excel (phần 1).

Hàm ADDRESS

Bạn có thể dùng hàm ADDRESS để lấy địa chỉ của một ô trong một trang tính, với số hàng và số cột đã cho

Cú pháp

ADDRESS(row_num, column_num, [abs_num], [a1], [sheet_text])

Cú pháp của hàm ADDRESS có các đối số:

row_num: Bắt buộc – Giá trị số chỉ rõ số hàng dùng trong tham chiếu ô.

column_num: Bắt buộc. Giá trị số chỉ rõ số cột dùng trong tham chiếu ô.

abs_num: Tùy chọn. Giá trị số chỉ rõ kiểu tham chiếu cần trả về.

Một vài lưu ý về đối số abs_num:

abs_num Kiểu tham chiếu trả về

 

1 hoặc bỏ qua Tuyệt đối
2 Hàng tuyệt đối; cột tương đối
3 Hàng tương đối; cột tuyệt đối
4 Tương đối

sheet_text: Tùy chọn. Giá trị văn bản chỉ rõ tên của trang tính được dùng làm tham chiếu ngoài.

Ví dụ: Công thức =ADDRESS(1,1,,,”Sheet2″) trả về Sheet2!$A$1. Nếu đối số sheet_text được bỏ qua, thì không có tên trang tính nào được dùng và địa chỉ mà hàm trả về tham chiếu tới một ô trên trang tính hiện tại.

Ví dụ
Nếu bạn chỉ nhập các đối số hàng và cột, kết quả là một địa chỉ tuyệt đối , theo kiểu A1.

Tại ô CH22 bạn nhập: = ADDRESS(13;9)

hàm để tra cứu dữ liệu trong Excel

Kết quả là $I$13

Nếu bạn sử dụng 1 hoặc bỏ qua đối số abs_num, kết quả sẽ là một tham chiếu tuyệt đối.
= ADDRESS (13;9;4)

Kết quả được hiển thị dưới dạng tham chiếu tương đối I13

hàm để tra cứu dữ liệu trong Excel

Xem thêm: Các hàm tính tổng có điều kiện trong Excel bạn nhất định phải biết

Hàm AREAS

Hàm AREAS có kết quả trả về là tổng số vùng trong một tham chiếu.

Một vùng thường là một phạm vi các ô liên tiếp hoặc đơn lẻ.

Cú pháp

AREAS(reference)

Ví dụ

hàm để tra cứu dữ liệu trong Excel

Trong bảng dưới đây, công thức =AREAS(K1:K113) trả về kết quả là 1 vì có 1 vùng tham chiếu

Còn công thức =AREAS((K1:K113,G1:G113)) lại trả về kết quả là 2 vì có 2 vùng tham chiếu

Screen Shot 2022 06 10 at 00.03.11

Hàm CHOOSE

Mô tả

Dùng index_num để trả về giá trị từ danh sách đối số giá trị.

Cú pháp

CHOOSE(index_num, value1, [value2], …)

Cú pháp hàm CHOOSE có các đối số sau đây:

Index_num: Bắt buộc. Xác định chọn đối số giá trị nào. Index_num phải là số từ 1 đến 254 hoặc công thức hay tham chiếu đến ô chứa số từ 1 đến 254.

  • Nếu index_num là 1, hàm CHOOSE trả về value1; nếu nó là 2, CHOOSE trả về value2; v.v..
  • Nếu index_num nhỏ hơn 1 hoặc lớn hơn số của giá trị cuối cùng trong danh sách, CHOOSE trả về giá trị lỗi #VALUE! .
  • Nếu index_num là phân số, nó bị cắt cụt đến số nguyên thấp nhất trước khi được dùng.

Value1, value2, … Value 1 là bắt buộc, các giá trị tiếp theo là tùy chọn. Các đối số giá trị từ 1 đến 254 mà từ đó CHOOSE chọn giá trị hay hành động để thực hiện dựa trên index_num. Các đối số có thể là số, tham chiếu ô, tên xác định, công thức, hàm hay văn bản.

Chú thích

Nếu index_num là mảng, mọi giá trị được đánh giá khi đánh giá CHOOSE.

Các đối số giá trị cho CHOOSE có thể là tham chiếu phạm vi cũng như giá trị đơn lẻ.

Ví dụ:

Muốn tìm giá trị thứ 2 trong hàng ngang số 5 của bảng dữ liệu.

Công thức thức hàm CHOOSE sẽ là như sau =CHOOSE(2,A5,B5,C5,D5)

Kết quả trả về là Túi thể thao ở ô B5, thứ tự thứ 2 trong hàng ngang số 5 của bảng dữ liệu.

Screen Shot 2022 06 10 at 00.11.04

Xem thêm: 2 cách lọc dữ liệu bằng từ khoá trong Excel

Hàm COLUMN

Hàm COLUMN trả về số cột của số đã cho tham chiếu ô.

Cú pháp

Tương tự như hàm AREAS, hàm COLUMN có công thức sau đây:

COLUMN([reference])

Cú pháp của hàm COLUMN có các tham đối sau đây:

Reference: Ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn trả về số cột.

Lưu ý:

Nếu hàm COLUMN được nhập vào ở dạng công thức vùng ngang, thì hàm COLUMN trả về số cột của tham chiếu ở hàng ngang.

Nếu đối số tham chiếu là phạm vi ô và nếu hàm COLUMN không nhập ở dạng công thức hàng ngang, hàm COLUMN sẽ trả về kết quả là số cột ngoài cùng bên trái.

Nếu bỏ qua đối số tham chiếu, đối số đó được giả định là tham chiếu của ô trong đó xuất hiện hàm COLUMN.

Đối số tham chiếu không thể tham chiếu đến nhiều vùng.

Ví dụ

Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =COLUMN(B4:D6) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Screen Shot 2022 06 10 at 00.53.53 1

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả. Kết quả 2 là vị trí của cột theo vùng dữ liệu tìm kiếm.

Hàm COLUMNS

Mô tả

Trả về số cột trong một mảng hoặc dải tham chiếu.

Cú pháp

COLUMNS(array)

Cú pháp của hàm COLUMNS có các tham đối sau đây:

Mảng: Bắt buộc. Mảng hoặc công thức mảng hoặc tham chiếu đến phạm vi ô mà bạn muốn số cột cho nó.

Ví dụ

Nhập công thức COLUMNS để xác định vị trí cột =COLUMNS(A4)

Screen Shot 2022 06 10 at 01.01.58

Kết quả trả về là 1 (vị trí tham chiếu trong cột A).

Lời kết về các hàm tra cứu dữ liệu Excel (phần 1)

Tại bài tổng hợp các hàm để tra cứu dữ liệu trong Excel này, Tinhocmos tin tổng hợp lại những hàm chính để các bạn có thể tham khảo khi muốn lấy kết quả tra cứu.

5 hàm để tra cứu dữ liệu trong Excel:

  • Hàm ADDRESS
  • Hàm AREAS
  • Hàm CHOOSE
  • Hàm COLUMN
  • Hàm COLUMNS

Việc nắm vững kiến thức nền về toàn bộ các hàm để tra cứu dữ liệu trong Excel sẽ giúp bạn tư duy, truy xuất dữ liệu trong bảng tính Excel dễ dàng và nhanh hơn. Mong rằng với bài viết này, bạn có thể bổ sung, mở rộng kiến thức cũng như kỹ năng để tăng hiệu quả làm việc.

Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online các môn Excel, Word, PowerPoint, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông Tin Liên Hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và tư vấn doanh nghiệp– Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

 

 

Comments

comments

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.