gõ văn bản

Gõ cả trang văn bản chỉ trong 10s – Dân văn phòng nhất định phải biết mẹo này

Dân văn phòng, nhất là hành chính nhân sự, hẳn từng phải gõ lại các tài liệu để gửi lại cho sếp hay đồng nghiệp. Gõ văn bản thật mất thời gian và nhàm chán nếu đó là một tài liệu với hàng nghìn từ, thậm chí là hàng chục trang. Để Tinhocmos chỉ bạn 2 mẹo gõ văn bản nhanh chóng – không tốn công sức – không cài phần mềm nhé!

Gõ văn bản chỉ với vài cú click chuột bằng Google Docs

Với cách này, mỗi trang văn bản chỉ cần 10s để bạn chuyển toàn bộ chữ thành văn bản Word và mất thêm ít thời gian để định dạng lại. Đồng nghiệp nhất định sẽ trầm trồ khi thấy bạn tan làm sớm cho xem.

Bước 1: Chụp lại các trang tài liệu cần gõ

Mỗi trang tài liệu bạn sẽ chụp 1 ảnh, ảnh chụp càng rõ nét  thì độ chính xác của văn bản càng cao.

gõ văn bản

Bước 2: Tải ảnh lên Google Drive

Bạn có thể sử dụng Zalo để gửi ảnh chụp tài liệu từ điện thoại sang máy tính mà không lo giảm chất lượng hình ảnh. Sau đó bạn có thể tải ảnh từ máy tính lên Google Drive.

Hoặc nếu bạn có thể tải trực tiếp ảnh từ điện thoại lên Google Drive nếu bạn đã cài sẵn ứng dụng của Google Drive trong điện thoại.

gõ văn bản

Bước 3: Mở ảnh trong Google Drive bằng Google Docs

gõ văn bản

Bước 4: Chỉnh sửa và định dạng lại văn bản

Google Docs đã chuyển hình ảnh sang dạng text, tuy nhiên văn bản vẫn chưa hoàn thiện về mặt định dạng. Nhưng không sao, bạn đã có sẵn text và chỉ cần chỉnh sửa format lại thôi.

gõ văn bản

Việc của bạn bây giờ chỉ là copy đoạn văn bản này dán vào Word bằng cách nhấp chuột phải -> Paste Special -> Keep Text Only. Cách khác là bạn tải trực tiếp file bằng cách chọn Tệp -> Tải xuống -> Microsoft Word (.docx)

Sau đó bạn chỉ cần chỉnh sửa lại định dạng văn bản theo ý muốn (và sửa lỗi chính tả – nếu có) mà không phải tốn công sức gõ từng từ một.

Nếu cần gõ văn bản gồm nhiều tranh tài liệu thì bạn cũng mở tất cả các ảnh bằng Google Docs là xong. Thật tiện lợi phải không?

>Xem thêm: Cách khắc phục lỗi font chữ trong Word 2010 – 2016 (Update 2021)

Gõ văn bản bằng giọng nói

Vậy nếu bạn phải gõ văn bản là nội dung một cuộc họp, hay một buổi thuyết trình thì sao? Làm sao có thể gõ nhanh văn bản theo tốc độ của người nói mà không bị sót mất thông tin? Hoặc đơn giản là bạn quá lười để gõ lại một văn bản nào đó mà muốn đọc lên và muốn máy tính tự động gõ văn bản theo lời của bạn?

Trong Word phiên bản 365 đã có chức năng gõ văn bản bằng giọng nói. Nhưng nếu bạn không sử dụng phiên bản 365, đừng lo vì Google Docs sẽ hỗ trợ bạn làm điều này và hoàn toàn miễn phí.

Bước 1: Tạo tài liệu mới trong Google Docs

Cách 1: Bạn hãy truy cập vào trang web https://docs.google.com/document/. Chọn Trống (biểu tượng dấu cộng +) để bắt đầu một tài liệu mới.

Cách 2: Chọn Tệp -> Mới -> Tài liệu

gõ văn bản bằng giọng nói

Bước 2: Tại tab Công cụ chọn Nhập liệu bằng giọng nói

Gõ văn bản bằng giọng nói

Bước 3: Chọn ngôn ngữ của văn bản

Biểu tượng micro hiện lên. Đừng quên chọn ngôn ngữ mà bạn muốn sử dụng (ở đây là tiếng Việt).

gõ văn bản bằng giọng nói

Bước 4: Nhấn cho phép sử dụng micro

Nhấp vào micro khi đã sẵn sàng nói. Micro màu đỏ là Google Docs đã sẵn sàng rồi đó. Bạn chỉ cần đợi công cụ tuyệt vời này chuyển giọng nói thành văn bản thôi.

gõ văn bản bằng giọng nói

Bước 5: Tải nội dung đã gõ văn bản từ Google Docs về máy

Nếu bạn muốn một phiên bản Word của tài liệu này:

Cách 1: Bạn có thể Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản rồi copy về một văn bản trống trong Word

Cách 2: Tải trực tiếp bằng cách chọn Tệp -> Tải xuống -> Microsoft Word (.docx)

>Xem thêm: Tăng năng suất làm việc với 14 mẹo và thủ thuật Word hay và lạ

Lưu ý

Đôi khi do tạp âm, tiếng ồn, âm lượng giọng nói, v.v… mà nội dung Google Docs gõ văn bản sẽ không chính xác 100%. Dù sao thì máy móc chỉ đóng vai trò hỗ trợ chứ không thể hoàn toàn thay thế cho con người mà đúng không?

Bạn có thể sử dụng tai nghe để lọc bớt tạp âm và thu tiếng tốt hơn. Trong trường hợp văn bản chưa chính xác, bạn hãy xóa từ sai đi và nói lại nhé.

Lời kết

Như vậy qua bài viết này, bạn đã nắm được 2 kỹ thuật để gõ văn bản nhanh chóng mà không tốn quá nhiều công sức với Google Docs. Nắm được 2 mẹo này bạn sẽ không phải lo tan làm muộn nữa rồi phải không? Tinhocmos cũng còn rất nhiều mẹo hay ho khác trong cuốn Thành thạo soạn thảo văn bản Word: Mẹo và các lỗi thường gặp. Rất mong  các bạn đón đọc!

Nếu bạn muốn học thêm các kỹ năng về Word nói riêng và kiến thức tin học văn phòng nói chung, đừng ngại liên hệ với Tinhocmos theo thông tin liên hệ dưới đây để được tư vấn tận tình nhất về các khóa học ôn thi MOS và và các khóa AZ từ cơ bản tới nâng cao và ứng dụng.

Thông tin liên hệ

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Comments

comments

Leave a Comment

Your email address will not be published.