Các tính năng Excel dành cho người làm HR cực hay

Các Tính Năng Excel Dành Cho Người Làm HR

Báo cáo và quản lý dữ liệu của hàng trăm, hàng ngàn nhân sự bằng Excel? Có thể không? Và liệu cho các tính năng Excel dành cho người làm HR hay không? Không gì là không thể, chỉ cần không ngại học. Dưới đây là 1 số giới thiệu của TINHOCMOS về các tính năng của Excel áp dụng trong Nhân sự nói riêng và các ngành nghề khác nói chung.

Data HR là gì?

Data HR là danh sách thông tin nhân viên được quản lý trên phần mềm hoặc file Excel tùy theo quy mô công ty.
Không có quy định chung nào về một file mẫu chuẩn để quản lý data HR do sự khác nhau chủ quan của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, data HR thường có những thông tin cơ bản về:

  • Thông tin cá nhân nhân viên
  • Thông tin về gia đình
  • Thông tin về quá trình làm việc
  • Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội…

Một số lưu ý khi quản lý Data HR bằng Excel

  • Đảm bảo thông tin đầu vào chính xác
  • Định dạng, sắp xếp, tổ chức dữ liệu hợp lý, có cấu trúc để có thể xuất báo cáo dễ dàng
  • Sao lưu và backup dữ liệu thường xuyên

Đối với Excel, để thuận tiện cho quản lý và báo cáo, người dùng cần biết ứng dụng một số tính năng và các hàm quan trọng dưới đây.

Các hàm Excel

Nhắc đến Excel, không ai không nghĩ tới “vũ khí” độc nhất vô nhị của Excel, chính là các hàm (Formulas). Để quản lý dữ liệu nhân sự, người dùng nên biết và thành thạo một số hàm sau đây:

  • Nhóm hàm ngày tháng: TODAY, NOW, DAY, MONTH, YEAR, WEEKDAY
hàm Weekday trong Excel
Hàm Weekday trong Excel

Xem thêm: 5 hàm ngày tháng không thể bỏ qua để tính lương trong Excel

  • Nhóm hàm xử lý chuỗi: hàm LEFT, RIGHT, MID, TRIM

Ứng dụng trong các trường hợp cần cắt, ghép dữ liệu từ các trường

  • Nhóm hàm toán học:
    Hàm SUM, SUMIF, AVERAGE, AVERAGEIF, COUNT, COUNTIF, MIN, MAX: dùng để lọc và thống kê dữ liệu
    Hàm MOD, INT, ROUND: dùng để thực hiện các phép tính thống kê liên quan tới các chỉ tiêu như KPI, OKR…
hàm MOD trong Excel
hàm MOD trong Excel
  • Nhóm hàm điều khiển rẽ nhánh và tìm kiếm: Hàm IF, VLOOKUP, HLOOKUP: đây là các hàm đa dụng và phức tạp hơn các hàm ở trên, sử dụng cho nhiều mục đích tìm kiếm và hiển thị theo điều kiện khác nhau.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm Hlookup trong Excel

Đa dụng là vậy, tuy nhiên, sử dụng hàm chưa phải cách tối ưu nhất, người sử dụng Excel nên biết tận dụng tối đa các công cụ có sẵn.

Các công cụ có sẵn

  • Auto Filter/ Advanced Filter:
    Filter là công cụ hiệu quả của Excel giúp người dùng lọc dữ liệu theo điều kiện nhất định
    Đặc biệt, Advanced Filter cho phép người dùng áp dụng nhiều điều kiện một lúc, tuy nhiên đòi hỏi một số tiêu chí đặc biệt hơn trong tổ chức dữ liệu.
Sort & Filter trong Excel
Sort & Filter trong Excel
  • PivotTable và Slicer

Đây là 2 công cụ lọc và tính toán dữ liệu đa dụng và phức tạp nhất trong Excel, yêu cầu người dùng phải có kiến thức tổ chức dữ liệu. Dữ liệu được lọc PivotTableSlicer trực quan hơn, thao tác lọc đơn giản (khi đã biết cách dùng) và dữ liệu lọc ra dễ quan sát hơn.

Xem thêm: Cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel đơn giản, nhanh chóng

Lời kết về Các tính năng Excel dành cho người làm HR cực hay

Các tính năng Excel dành riêng cho người làm HR thực sự quan trọng với những ai đang có ý định học và làm việc trong lĩnh vực tuyển dụng. Ngoài ra, với những ai muốn học cách phân bổ thông tin khoa học và hợp lý, bài viết này chắc chắn cũng sẽ cực hữu ích cho bạn.

Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Excel nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS Excel online và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *