Cách sử dụng Track Changes trong Word 2010 – 2016 (update 2021)

track changes

Track Changes là một chức năng theo dõi lịch sử chỉnh sửa khá hữu dụng trong Word. Đây là một công cụ hiệu quả để quản lý các thay đổi do nhiều người đánh giá thực hiện trên cùng một tài liệu. Trong bài viết này, Tinhocmos sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Track Changes để theo dõi thay đổi trong Word  các phiên bản từ 2010 đến 2016 nhé!

Track Changes là gì?

su dung track changes trong word

Giao diện Track Changes 201trong Word 2010

Track Changes, như đã nói ở trên, giúp bạn biết được những chỉnh sửa nào đã được thêm vào trong file Word của mình. Với hướng dẫn này, Tinhocmos cho biết cách sử dụng Track Changes. Nó hỗ trợ chúng ta theo dõi lịch sử chỉnh sửa mà Word gọi các lần chỉnh sửa này là markup. Được đánh giá là cực kỳ hữu dụng trong làm việc nhóm, Track Changes sẽ lưu giữ mọi lần xóa, chỉnh sửa văn bản, comment,… bằng các màu sắc và ký hiệu khác nhau, đảm bảo không bị bỏ sót một thay đổi nào. 

Cụ thể hơn, chức năng của Track Changes là giúp bạn chỉnh sửa tài liệu bằng cách theo dõi các lần chèn, xóa, thêm bớt , thay thế và thay đổi định dạng đã được thêm vào trong file Word của mình. Track Changes đặc biệt hữu ích khi bạn đang chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp khác, vì nó cho phép bạn xem chính xác những thay đổi nào đã được thực hiện và bởi ai.
Ngoài ra, Track Changes cung cấp nhiều quyền lợi hơn cho chủ sở hữu của tài liệu, người có thể chấp nhận hoặc từ chối bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu.

Cách sử dụng Track Changes trong Word như thế nào?

Mở và tắt Track Changes ở đâu?

Để mở Track Changes, bạn vào thẻ Review, trong phần Tracking chọn Track Changes. 

su dung track changes trong word

Mở Track Changes trong Word 2010

Đối với các phiên bản khác như 2013 hay 2016, vị trí của Track Changes cũng giống như trên nên các bạn làm tương tự nhé!

Để tắt Track Changes và trở lại giao diện bình thường, bạn có 2 tùy chọn:

  • Đồng ý lưu lại các thay đổi: chọn Accept > Accept All Changes and Stop Tracking
  • Loại bỏ hết các thay đổi: chọn Reject > Reject All Changes and Stop Tracking

Thay đổi cài đặt của Track Changes:

Với phiên bản Word 2010

Trong Word 2010, để thay đổi cài đặt của Track Changes, ta click chuột vào mũi tên ở dưới ký hiệu như hình dưới. Lập tức, bên dưới hiện ra 1 danh sách thả. Chọn Change Tracking Options.

su dung track changes trong word

Một hộp thoại như sau hiện ra.

su dung track changes trong word

Với phiên bản Word 2016

Trong các phiên bản mới hơn, như trong Word 2016, để thay đổi cài đặt ta kích chuột vào mũi tên phía bên phải của phần Tracking.

track changes word 2016

Lập tức hiện ra hộp thoại Track Changes Options.

track changes 2016

Nếu muốn chỉnh sử nâng cao thì chọn nút Advanced Options. Một hộp  thoại như phiên bản 2010 với nhiều lựa chọn chi tiết hơn sẽ hiện ra.

track changes 2016

Như các bạn có thể thấy, chúng ta có thể thay đổi màu sắc cũng như cách đánh dấu các thay đổi về thêm vào (Insertions), xóa đi (Deletions), bình luận (Comments),… tùy theo nhu cầu và sở thích.

Cách thay đổi tên người dùng (user) trong Track Changes

Với phiên bản 2010

Để thay đổi tên user của bản thân, giúp những người trong nhóm biết bạn đã chỉnh sửa những phần nào của văn bản, bạn có thể kích chuột vào mũi tên dưới ký hiệu Track Changes, chọn Change User Name và nhập tên của bạn vào ô User Name. Sau đó tất cả những gì bạn cần làm là điền tên vào ô User Nam trong cửa sổ hiện ra.

 

su dung track changes trong word
Chọn Change User Name sẽ hiện ra một cửa sổ -> điền tên mới vào ô User Name
Với phiên bản Word 2016

Trong Word 2016, giống với thao tác đổi cài đặt, ta vẫn kích chuột vào mũi tên của phần Tracking. Trong hộp thoại Track Changes Options, chọn Change User Name.

track changes 2016

Hộp thoại Word Options hiện ra, bạn tìm đến ô User Name để thay đổi tên nhé!

track changes 2016

Chọn kiểu trình bày và các loại Markup được hiện ra:

Nếu bạn muốn xem bản cuối cùng và không hiện thay đổi trước nữa. Trong mục Final: Show Markup (với phiên bản 2010) hoặc All Markup (với Word 2016) ở phần Tracking, chọn Final. Nếu muốn xem lại bản đầu tiên, chọn Original.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn những loại thay đổi Markup nào được hiện ra. Bằng cách chọn Show Markup bỏ chọn/ kích chọn vào những loại phù hợp, như Comments, Ink, Insertions and Deletions, Formating…

  • Comments: các ghi chú của những người chỉnh sửa
  • Insertions and Deletions: các phần thêm và các phần xóa
  • Formatting: các chỉnh sửa về định dạng
  • Balloons: các thành phần hiển thị ở bên phải
  • Specific people: người chỉnh sửa được hiển thị

Xem các thay đổi trong 1 cửa sổ khác

Để xem cụ thể các thay đổi trong 1 cửa sổ mới. Kích chọn Reviewing Pane và chọn cách xem dọc (Reviewing Pane Vertical) hoặc ngang (Reviewing Pane Horizontal) tùy theo ý muốn.

track changes 2016

Ngược lại với việc xem các thay đổi người khác tạo ra, bạn có thể giới hạn quyền chỉnh sửa văn bản bằng cách sử dụng Restrict Editing.

> Xem thêm: Hướng dẫn đánh số trang tự động trong Word 2013, 2016, 2019

Bài viết trên đây đã chia sẻ đến bạn hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Track Changes trong Word các phiên bản từ 2010 tới 2016 để theo dõi chỉnh sửa và kiểm tra văn bản.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm nhiều Thủ thuật hay khi sử dụng Word 2010, 2013, 2016 tại website của TinhocMOS. Nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *