4 thủ thuật excel

4 Thủ Thuật Excel Giúp Tăng Năng Suất Làm Việc

Trong bài viết này, Tinhocmos đã tổng hợp 4 Thủ thuật Excel hữu ích nhất để giúp nâng cao năng suất làm việc của bạn, được tuyển chọn bởi đội ngũ chuyên gia của chúng tôi. Microsoft Excel là một trong những ứng dụng văn phòng không thể thiếu ở nơi làm việc hiện đại.

Sử dụng Microsoft Excel tạo bảng tính đơn giản, quản lý hàng tồn kho, ngân sách, phân tích và báo cáo hay quản lý tác vụ v.v. không chỉ là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian mà còn tăng năng suất làm việc của bạn. Có thể nói, hoạt động hàng ngày của nhiều loại hình kinh doanh sẽ trở nên khó khăn hơn đáng kể nếu không có các tiện ích của Excel. 

1. Phân tách dữ liệu nhanh

Thủ thuật Excel đầu tiên, Tinhocmos sẽ hướng dẫn các bạn cách chia dãy dữ liệu bị ngăn cách bởi dấu phân tách (dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng,…) từ 1 cột vào các cột khác nhau.

Bước 1: Bạn chọn dữ liệu cần phân tách.

thủ thuật excel 1

Bước 2: Vào thẻ Data, ở nhóm Data Tools, bạn nhấp vào Text to Columns.

thủ thuật excel 1

Bước 3: Hộp thoại Convert Text to Columns Wizard hiện lên:

  • Delimited: Chia cột theo các ký tự ngăn cách (dấu câu) giữa 2 phần dữ liệu như dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng,..
  • Fixed width: Chia cột theo chiều rộng của dữ liệu.

Tích vào ô Delimited > Nhấn Next.

thủ thuật excel 1

Bước 4: Chọn điều kiện tách trong mục Delimiters.

Trong đó:

  • Tab: Dữ liệu được phân tách bằng một khoảng trắng lớn.
  • Semicolon: Dữ liệu được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
  • Comma: Dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
  • Space: Dữ liệu được phân tách bằng khoảng trắng (Space).
  • Other: Dữ liệu được phân tách bằng một ký tự khác mà bạn có thể tùy chỉnh.

Ở đây mình sẽ tích chọn Comma, bạn có thể xem trước định dạng sẽ hiển thị ở phần Data Preview bên dưới.

thủ thuật excel 1

Bước 5: Bạn nhấp vào nút Finish để dữ liệu được chia vào các cột. Kết quả đạt được sau khi bạn thực hiện theo hướng dẫn:thủ thuật 1

2. Sử dụng Flash Fill

Flash Fill là tính năng tự động điền dữ liệu của bạn khi Excel cảm nhận được một mẫu: bạn cần thao tác điền dữ liệu trên trang tính trước. Thủ thuật Excel này có tính ứng dụng cao vì thao thác thực hiện rất đơn giản, nhanh, tiện.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng Flash Fill để tách họ và tên khỏi một cột hoặc kết hợp họ và tên từ hai cột khác nhau.

Bước 1: Điền dữ liệu cho dòng đầu tiên

thủ thuật 2

Bước 2: Di chuyển xuống ô bên dưới

Bước 3: Ở thẻ Home, vào mục Fill chọn Flash Fill hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + E hoặc Command + E

thủ thuật 2

Excel đã cảm nhận mẫu bạn đã cung cấp trong ô B2 và điền vào các ô bên dưới. Làm tương tự với cột C.

thủ thuật 2

Xem thêm: Cách Ẩn Hiện Dòng Cột Trong Excel Nhanh, Hiệu Quả [2022]

3. Phím tắt tự động căn chỉnh hàng và cột

Trong số những thủ thuật Excel được tìm kiếm nhiều nhất thì không thể không kể đến các phím tắt. Thủ thuật Excel thứ 3 được Tinhocmos giới thiệu dưới đây là 2 tổ hợp phím tắt để căn chỉnh hàng và cột cho vừa với chiều dài, chiều rộng của nội dung trên trang tính.

Ví dụ: Bạn có một bảng có các hàng, cột nhỏ hẹp làm che mất dữ liệu.

Bước 1: Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu sau đó nhấn phím tắt Ctrl + A hoặc Command + Athủ thuật 3

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + H + O + A để tự động điều chỉnh chiều cao hàng.

thủ thuật 3

Bước 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + H + O + I để tự động điều chỉnh chiều rộng cột.

thủ thuật 3

Kết quả như hình dưới đây:

thủ thuật 3

Xem thêm: Cách Tạo Hoa Văn Bìa Tiểu Luận Trong Word

4. Format Painter

Sử dụng Format Painter để nhanh chóng áp dụng cùng một định dạng, chẳng hạn như màu sắc, kiểu phông chữ và kích cỡ hoặc kiểu đường viền cho nhiều phần văn bản hoặc đồ họa. Với Format Painter, bạn có thể sao chép tất cả định dạng từ một đối tượng và áp dụng nó cho một đối tượng khác trong Excel — gọi chung đó là sao chép và dán để định dạng.

Bước 1: Chọn ô chứa văn bản hoặc đồ họa có định dạng mà bạn muốn sao chép

Bước 2: Trên thẻ Home, chọn nút Format Painter trong nhóm Clipboardthủ thuật 4

Bước 3: Con trỏ thay đổi thành biểu tượng cọ vẽ. Sử dụng biểu tượng cọ vẽ để tô lên vùng chọn văn bản hoặc đồ họa cần áp dụng định dạng. Tác vụ này chỉ hoạt động một lần.

thủ thuật 4

Kết quả như hình dưới đây:

thủ thuật 4

Lưu ý: Để thay đổi định dạng của nhiều lựa chọn trong tài liệu của bạn, trước tiên bạn phải bấm đúp vào nút Format Painter.

Bước 4: Để dừng định dạng, nhấn phím ESC.

Lời kết về các thủ thuật Excel

Hầu hết mọi người đều đang cố gắng làm việc năng suất và hiệu quả hơn trong suốt quá trình làm việc trên máy tính và Microsoft Excel có thể giúp đạt được mục tiêu này, tuy nhiên, có vô số các chức năng và tính năng hữu ích, dễ dàng mà hầu hết mọi người sẽ không biết để sử dụng đến.

4 Mẹo và thủ thuật Excel được trình bày ở trên có thể tăng tốc độ và độ chính xác xử lý dữ liệu của bạn, nội dung trong trang tính được trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Tham khảo video hướng dẫn cụ thể trên TikTok:

@tinhocmos Tổng hợp Top 4 Mẹo sử dụng Excel siêu hữu ích, siêu thần thánh #tinhocmos #excel #learnontiktok #xuhuong #exceltips ♬ Tớ Thích Cậu – Han Sara

Ngoài ra, nếu bạn đang muốn tìm hiểu thêm những kỹ năng tin học văn phòng hữu ích về WordExcelPowerPoint và các khóa học tin học văn phòng có kiến thức liên quan hãy liên hệ với Tinhocmos tại Fanpage, Website hoặc Hotline 0914444343 để được tư vấn trực tiếp.

Tham khảo khóa học Online Ôn thi MOS Excel Excel từ A đến Z dành cho người đi làm.

Thông tin liên hệ:

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Comments

comments

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.