tách họ và tên thành cột riêng

Tách họ và tên thành cột riêng trong quản lý nhân sự bằng Excel

Nếu bạn có một danh sách họ và tên, nhưng bạn muốn tách chúng thành cột Họ và tên đệm riêng, cột Tên thành hai cột riêng thì phải làm thế nào? Nếu gõ lại cho từng người một thôi thì sẽ rất mất thời gian. Hãy cùng Tinhocmos khám phá cách tách họ và tên thành cột riêng bằng 2 cách phổ biến là cách làm truyền thống và công cụ Flash Fill cực nhanh nhé!

Tách họ và tên thành cột riêng bằng Flash Fill cực nhanh

Chú ý: Flash Fill có tại Microsoft Excel 2013 trở lên. Các bước trong hướng dẫn được dùng với Microsoft Excel 2016.

Bước 1: “Thị phạm” tách hộ và tên cho hàng đầu tiên

Trước tiên bạn hãy nhập thủ công cho 2 cột Họ và tên đệm và cột Tên cho người đầu tiên trong danh sách nhé!tách họ và tên thành cột riêng

Bước 2: Chọn cột Họ và tên đệm, không bao gồm tiêu đề.

Lưu ý bạn cần chọn cả hàng họ và tên đệm đã “thị phạm” nha.tách họ và tên thành cột riêng

Bước 3: Áp dụng Flash Fill

Sau đó, tại thẻ Data, Nhóm Data Tools, hãy chọn Flash Fill để thực hiện thao tác.
Hoặc đơn giản hơn, hãy bấm Ctrl E để thực hiện.tách họ và tên thành cột riêng

Bước 4: Làm tương tự với cột Tên.

Và như vậy là bạn đã HOÀN THÀNH! Thật đơn giản và nhanh chóng phải không nào?tách họ và tên thành cột riêng

Tách họ và tên thành cột riêng bằng cách truyền thống 

Phương pháp Truyền thống có phần phức tạp hơn nhưng lại linh hoạt hơn và áp dụng được cho cả Google Sheet.

Bước 1: Bạn hãy copy cột “Họ và tên” sang cột “Tên” tách họ và tên thành cột riêng

Bước 2: Tách Tên trong cột vừa tạo bằng hộp Find & Replace

Bạn chọn cột tên, bấm tổ hợp phím tắt Ctrl H hoặc tại thẻ Home, nhóm Editing, chọn Find & Select và bấm chọn Replace…
Hộp Find and Replace xuất hiện. Bạn nhập vào ô Find what “* “ (Dấu * và phím cách spacebar)
Sau đó bấm chọn Replace All.
Hoàn thành, bạn xác nhận và đóng hộp Find and Replace và bạn đã có được cột tên đã tách như hình.tách họ và tên thành cột riêng

Xem thêm: Các hàm tính ma trận cực đơn giản trong Excel

Bước 3: Tách Họ và tên đệm bằng hàm LEFT và LEN trong Excel

Tại cột “Họ và tên đệm” bạn nhập hàm theo cú pháp:
=LEFT(C3;LEN(C3)-LEN(E3))
Với C3 là ô Họ và tên tương ứng; E3 là ô tên tương ứng.tách họ và tên thành cột riêng

Giải thích: 

Hàm LEFT để hiển thị số ký tự bên trái của 1 ô

Hàm LEN để đểm số ký tự của 1 ô

LEN(C3)-LEN(E3)  sẽ tính số ký tự hàm LEFT sẽ lấy ở ô Họ và Tên. Số lý tự đó đúng bằng số ký tự của Họ và tên đệmtách họ và tên thành cột riêng

Xem thêm: Tất tần tật các Phím tắt Excel phổ biến và hiệu quả nhất

Bước 4: Copy công thức xuống các ô bên dưới.

Bạn kéo thả công thức trên xuống các ô bên dưới là bạn đã hoàn thành việc tách cột Họ và tên thành 2 cột riêng biệt rồi!tách họ và tên thành cột riêng

Tóm lại về tách họ và tên thành cột riêng trong Excel

Hai cách tách họ và tên thành cột riêng trên đều có điểm mạnh, điểm yếu riêng. Sử dụng Flash Fill thì cực nhanh nhưng chỉ áp dụng cho phiên bản Microsoft Excel từ 2013. Còn cách truyền thống sẽ nhiều bước hơn chút nhưng lại phổ biến rộng rãi và áp dụng được cả cho Google Sheet.

Vận dụng kỹ năng này linh hoạt sẽ giúp công việc của bạn đạt kết quả tối đa. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: Hướng dẫn định dạng màu ô theo điều kiện trong Excel

Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Excel nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS Excel online và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Trường Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Comments

comments

Leave a Comment

Your email address will not be published.