sơ đồ gantt

Sơ đồ Gantt là gì? Công cụ không mới nhưng chưa bao giờ lỗi thời

Trong quá trình thực hiện dự án, hoặc khi bạn cần quản lý tiế độ công việc, học tập, sơ đồ Gantt hay biểu đồ Gantt chính là công cụ được yêu thích. Trong bài viết này, Tinhocmos sẽ giới thiệu cho bạn sơ đồ Gantt và những tính năng tuyệt vời của nó, cũng như những ưu nhược điểm của biểu đồ này để bạn có cái nhìn tổng quan nhất về sơ đồ Gantt.

Khái niệm Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt còn được biết đến với cái tên Gantt chart, biểu đồ Gantt, hoặc sơ đồ ngang Gantt.

Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất với một tập hợp các cột ngang mà bạn có thể sử dụng để ghi lại và hình dung tiến trình của dự án, chương trình hoặc công việc đang thực hiện của mình. Bạn có thể xem lịch trình và các thời hạn quan trọng, và chiều dài của cột thể hiện thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh đó, nó có thể cho bạn biết ai hiện đang làm việc gì và họ đã dành bao nhiêu thời gian cho việc đó.

Mô hình sơ đồ Gantt được phát minh vào năm 1910 và đặt tên theo cha đẻ của nó là Henry Gantt. Tuy có tuổi đời hơn một thế kỷ  nhưng nhờ vào tính đơn giản, dễ hiểu và trực quan, đến tận ngày nay biểu đồ Gantt vẫn được ưa chuộng và được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án, thậm chí còn được cải tiến và dùng trong phần mềm hiện đại.

sơ đồ gantt

Vậy tại sao sơ đồ Gantt lại được ưa chuộng đến vậy?

Ưu điểm vượt trội của sơ đồ Gantt

Lập kế hoạch và lập lịch chi tiết

Sơ đồ Gantt giúp bạn trực quan hóa toàn bộ dự án từ một không gian duy nhất, lên kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ tốt hơn và phân bổ nguồn lực phù hợp. Biểu đồ này cung cấp tổng quan rõ ràng về tiến độ của dự án một cách dễ hiểu. Bạn có thể chia sẻ tiến trình dự án với người khác của mình, lập kế hoạch ai sẽ làm những đầu việc nào và cập nhật các nhiệm vụ và thời hạn/deadline.

> Xem thêm: Phương Pháp Lập Kế Hoạch Học Tập Bằng Excel Giúp Đánh Bay Sự Trì Hoãn Của Bạn

Dễ dàng nắm đượ c thông tin: Ai? Khi nào? Ở đâu?

Khả năng xem nhiệm vụ được phân công cho các thành viên khác trong nhóm giúp nhóm hiểu rõ hơn cách phân chia khối lượng công việc, công việc mà mỗi người phụ trách và cách mỗi người có thể đóng góp để giúp dự án thành công. Biểu đồ Gantt giúp cho các nhà quản lý dự án và nhóm có cái nhìn tổng quan hơn về mọi nhiệm vụ và hoạt động trong nhiều dự án.

Với dòng thời gian (timeline), mọi người đều biết những chi tiết quan trọng – những việc cần phải hoàn thành, mất bao lâu hoặc những việc không thể hoàn thành đúng hạn. Nói cách khác, biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn phân công mọi người vào các nhiệm vụ hiệu quả hơn – bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về ai làm việc gì.

sơ đồ gantt

Cải thiện khả năng giao tiếp trong đội nhóm

Hợp tác và giao tiếp tốt hơn là một lợi ích khác của các mốc thời gian mà bạn có thể sử dụng trong quản lý dự án. Đằng sau mỗi dự án thành công, có một nhóm và tất cả các thành viên của nó. Vì vậy, tất cả họ cần được tiếp cận với tất cả các thông tin cần thiết cho công việc của họ.

Biểu đồ Gantt giải quyết vấn đề đó – nó đảm bảo cho việc trao đổi thông tin không bị xáo trộn, không gây hiểu lầm và giữ mức hiệu quả cao, giúp teamwork hiệu quả hơn.

asian businessmen businesswomen meeting brainstorming ideas about creative web design planning application developing template layout mobile phone project working together small office
Asian businessmen and businesswomen meeting brainstorming ideas about creative web design planning application and developing template layout for mobile phone project working together in small office.

Tính minh bạch và trực quan

Ngoài việc hiển thị chi tiết của các nhiệm vụ, các mốc thời gian cũng là một công cụ tuyệt vời để xác định các tương quan quan hệ của nhiệm vụ. Sơ đồ Gantt cung cấp cho người quản lý dự án một cái nhìn rõ ràng về sự phụ thuộc của nhiệm vụ, giúp phân bổ nguồn lực dễ dàng hơn. Sẽ dễ dàng hình dung bức tranh lớn hơn khi bạn thấy sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, ví dụ: kết thúc của một ảnh hưởng như thế nào đến bắt đầu của khác.

Gantt chart là một công cụ lý tưởng nếu bạn muốn xác định các vấn đề và giải quyết các xung đột có thể xảy ra ngay cả trước khi dự án bắt đầu.

Tiết kiệm thời gian, tránh việc mất thông tin

Đôi khi bạn thấy mình bị miss hay chưa kịp nắm một thông tin quan trọng nào đó? Với biểu đồ Gantt, điều đó sẽ không xảy ra. Ngược lại, nhìn vào sơ đồ Gantt, bạn có thể chắc chắn rằng mọi thứ đang tiến triển một cách có tổ chức. Nó tiết kiệm thời gian cho cả bạn và đồng nghiệp.

Theo dõi tiến độ trong thời gian thực (real time)

Sau khi đưa dữ liệu liên quan vào sơ đồ và chia sẻ nó với các cộng tác viên của mình, bạn có thể theo dõi tình trạng hiện tại của dự án. Nếu bạn muốn xem tiến độ và hướng đi của dự án bất cứ lúc nào, bạn chỉ cần tìm thấy một công cụ hoàn hảo để làm điều đó.

Nhược điểm của sơ đồ Gantt

Có ưu điểm thì cũng có nhược điểm, biểu đồ Gantt không phải một công cụ hoàn hảo không bao giờ có thiếu sót. Việc tạo sơ đồ Gantt tương đối nhanh, nhưng đôi khi bạn cũng mất kha khá thời gian đặc biệt khi bạn sử dụng bảng tính nhiều dữ liệu.

Sơ đồ Gantt sẽ phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của mình và người khác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc, nhưng lại không thể hiện rõ được mối quan hệ giữa các thành viên, không thể hiện rõ được quy trình.

Những thông tin thường có trong sơ đồ Gantt

  • Thời hạn dự án
  • Thời gian bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ
  • Thời gian của mỗi nhiệm vụ
  • Người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
  • Nhiệm vụ nào phụ thuộc vào người khác
  • Cách phân chia nhiệm vụ

Các bạn hoàn toàn có thể sử dụng sơ đồ Gantt trong Excel với nhiều mẫu có sẵn để quản lý tiến độ dự án, công việc hoặc học tập.

> Xem bài viết hướng dẫn chi tiết: Lập Bảng WBS Kết Hợp Sơ Đồ Gantt Theo Dõi Tiến Độ Công Việc Trong Excel

sơ đồ gantt

Lời kết về sơ đồ Gantt

Như vậy, Tinhocmos đã giới thiệu với bạn về một công cụ quản lý tiến độ tuy không mới nhưng rất hay dùng – sơ đồ Gantt, cùng những ưu nhược điểm của nó. Đừng quên rằng trong Excel cũng có rất nhiều mẫu Gantt chart có sẵn rất tiện dụng và không kém phần bắt mắt để bạn ứng dụng trong công việc và học tập.

nếu bạn đang quan tâm đến những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết và các khóa học tin học văn phòng như WordExcelPowerPoint hãy liên hệ với Tinhocmos tại Fanpage, Website Tinhocmos hoặc hotline 0914444343 để được tư vấn trực tiếp.

Tham khảo khóa học MOS Excel tại đây.

Thông Tin Liên Hệ

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *