Các chức năng và hàm Excel mà Marketer nên biết

HÀM EXCEL MÀ MỌI MARKETER NÊN BIẾT

Marketing là một ngành nghề đòi hỏi tính năng động, óc sáng tạo và khả năng phân tích số liệu. Vì vậy, người làm trong lĩnh vực marketing (marketer) thường phải động não trong việc tạo nội dung, thiết kế hình ảnh và phân tích dữ liệu các kênh chạy quảng cáo, bán hàng. Hiện nay các marketer có thể dễ dàng tiếp cận với với các công cụ để quản lý dữ liệu và phân công các nhiệm vụ, một trong số đó phải kể đến là bảng tính Excel.
Tuy nhiên, không ít người còn đang bối rối với các chức năng của bảng tính Excel, chưa thực sự tận dụng được hết các tính năng tiện ích, làm cho quá trình xử lý dữ liệu trở nên phức tạp và mất thời gian. Trong bài viết này, Tinhocmos sẽ giới thiệu đến bạn các chức năng và hàm Excel mà Marketer nên biết.

Định dạng bảng biểu (TABLE FORMATTING)

Định dạng bảng biểu (table formatting) trong Excel được coi như một công cụ hết sức cơ bản, nhưng rất ít các marketer có thể tận dụng tối đa tính năng hữu ích này. Chức năng định dạng bảng biểu (table formatting) cho phép marketer khoanh vùng phạm vi dữ liệu, phân tích và quản lý dữ liệu. Ngoài ra, chức năng này còn giúp người dùng thực hiện các chức năng khác như tính tổng hàng, sắp xếp dữ liệu theo thứ tự, lọc dữ liệu tự động, mở rộng kích thước bảng,…

Định dạng bảng biểu

 

Để thiết lập bảng biểu (table formatting), bạn chỉ cần di chuột vào ô bất kỳ trong tập dữ liệu của bạn, sau đó chọn
Chọn tab Home trên thanh công cụ, trong phần Styles -> Format as Table
Sau đó bạn có thể nhập dữ liệu trên bảng biểu và chỉnh sửa theo sở thích của mình.

PIVOT TABLE

Chức năng Pivot Table cho phép các marketers phân loại dữ liệu dưới dạng bảng một cách chuyên nghiệp. Ngoài ra các marketers có thể dễ dàng tổng hợp và phân tích dữ liệu nhanh chóng. Thông thường kết quả bảng biểu của chức năng Pivot Table sẽ được sử dụng để làm cơ sở phân tích cho các mục đích khác.

 

pivot table

 

Xem thêm: Tạo sơ đồ với SmartArt [Office 2013, 2016]

Để thiết lập Pivot Table, bạn hãy bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần phân tích -> Chọn Insert -> Chọn Pivot Table
Khi cửa sổ mới hiện lên -> chọn OK để thiết lập pivot table
Mở một trang tính mới và sử dụng trình tạo bảng tổng hợp và slicer để sắp xếp dữ liệu của bạn như mong muốn

Tạo biểu đồ (CHART)

Chức năng tạo biểu đồ cho phép bạn lấy dữ liệu đã thu thập, lập dưới dạng bảng biểu và trình bày một cách trực quan. Nhìn chung, việc tạo biểu đồ, lập dashboard là cách hay nhất giúp bạn trực quan hóa dữ liệu, đặc biệt là khi làm báo cáo hoặc thuyết trình.

Biểu đồ trong Excel

Bạn có thể sử dụng đa dạng các kiểu biểu đồ dựa vào dữ liệu bạn cần trình bày như biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, biểu đồ miền,…

Để vẽ biểu đồ trong Excel, bạn hãy bôi đen vùng dữ liệu bạn cần trình bày.

Sau đó nhấp vào Insert -> Chart -> chọn loại biểu đồ bạn muốn tạo và thao tác chỉnh sửa biểu đồ ngay trên bảng tính.

Hàm COUNTIFS

Hàm countifs

Hàm COUNTIFS cho phép các marketers thực hiện đếm các ô trong bảng tính và thỏa mãn các tiêu chí và điều kiện cho trước. Khi thực hiện với hàm COUNTIFS, người dùng dễ dàng tìm ra ô kết quả mà thỏa mãn các tiêu ban đầu. Các tiêu chí thường là số, văn bản hay ngày tháng,…

Cú pháp của hàm COUNTIFS rất đơn giản:

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…).

Hàm SUMIFS

Hàm SUMIFS là một cách khác để trích xuất dữ liệu cụ thể. Đây được coi là hàm Excel mà Marketer nên biết. Thông thường, để tính tổng các dữ liệu trong bảng tính Excel, chúng ta sẽ dùng hàm SUM, nhưng nếu muốn thêm 1 điều kiện nhất định cho hàm tính tổng đó thì ta sẽ dùng hàm SUMIF. Ngoài ra, nếu bảng dữ liệu yêu cầu tính tổng kèm theo nhiều điều kiện khác nữa, thì chúng ta phải sử dụng tới hàm SUMIFS

Hàm Sumifs

Hàm SUMIFS rất giống với hàm COUNTIFS, nhưng thay vì đếm dữ liệu được chỉ định, nó có thể tính tổng cho bạn. Sử dụng SUMIFS, bạn có thể chỉ định nhiều hơn một điều kiện.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm SUMIFS để tính tổng doanh số của một sản phẩm do một nhân viên đã bạn

Cú pháp cơ bản cho hàm SUMIFS là:

=SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,…)

Hàm IF

Hàm IF là hàm được sử dụng nhiều nhất và quan trọng nhất trong excel. Các marketers có thể dùng hàm IF để yêu cầu Excel kiểm tra một điều kiện cho trước và trả về một giá trị nếu điều kiện đã đề xuất được đáp ứng, hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó không được đáp ứng.

Hàm IF

Xem thêm: Hàm VLOOKUP trong Excel: Nên dùng Vlookup, Hlookup hay Index & Match?

Cú pháp hàm IF rất đơn giản:

=IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Tuy nhiên, marketers cũng có thể sử dụng IF lồng. Một hàm IF lồng cho phép bạn thay thế phần value_if_false của cú pháp bằng một câu lệnh IF khác, do đó bạn hoàn toàn có thể chia nhỏ dữ liệu hơn trong quá trình thao tác.

Hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE là hàm được sử dụng để nối các đoạn văn bản lại với nhau hoặc kết hợp các giá trị từ các ô trong bảng tính vào một ô

Hàm CONCATENATE

Cú pháp hàm CONCATENATE:

=CONCATENATE (text1, [text2], …)

Giả sử bạn có hai cột văn bản về tên và họ. Thay vì nhập lại tất cả thông tin từ cột tên sang cột họ, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE để kết hợp hai cột này lại với nhau.

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP

Xem thêm: Tính tuổi trong Excel nhanh chóng với hàm YEAR và DATEDIF

Hàm VLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm trong bảng hoặc dải ô theo hàng dữ liệu một giá trị nhất định và sau đó xuất ra giá trị liên quan. Chức năng này của Excel giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và loại bỏ khả năng lỗi khi đang tìm kiếm dữ liệu cho một giá trị cụ thể.

Cú pháp hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)

Marketers có thể sử dụng chức năng định dạng có điều kiện trong Excel để định dạng dữ liệu theo nhiều cách khác nhau như thay đổi màu sắc của các ô trong bảng tính, font chữ và hoặc chỉnh sửa đường kẻ ô. Chức năng này cho phép bạn định dạng dữ liệu với các tiêu chí hoặc điều kiện cho trước.

Người dùng sử dụng chức năng định dạng có điều kiện cho nhiều ô hoặc toàn bộ bảng tính bằng cách nhập vào các điều kiện cho từng loại dữ liệu

Phím tắt

Phím tắt Excel

Xem thêm: Nhóm hàm Averageif trong Excel chắc chắn dân kế toán phải biết

Nếu đã học các hàm Excel vậy thì các marketer chắc chắn không thể bỏ qua các phim tắt siêu tiện ích. Việc sử dụng phím tắt trong Excel giúp các thao tác của Marketer được thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn.

Tóm lại, hiện nay Excel có rất nhiều chức năng hay và bổ ích mà các Marketer cần nắm vững để đơn giản hóa các thao tác phân tích dữ liệu. Tuy nhiên Tinhocmos vẫn khuyết khích bạn Hiểu bản chất các hàm Excel để có thể nhớ lâu và áp dụng thành thạo nha.

Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *