Quy tắc viết hàm lồng không bao giờ sai

QUY TẮC VIẾT HÀM LỒNG KHÔNG BAO GIỜ SAI

Hiện nay, việc sử dụng thành thạo Excel không chỉ dừng lại ở việc học thuộc hết các công thức hàm và các chức năng. Điều đó còn được thể hiện ở việc người dùng biết linh hoạt kết hợp và lồng ghép các hàm lại với nhau để tiết kiệm không gian bảng tính và giúp cho thao tác xử lý dữ liệu thêm chuyên nghiệp hơn. Vì vậy trong bài viết này, Tinhocmos sẽ giới thiệu bạn đọc những quy tắc viết hàm lồng không bao giờ sai trong Excel

Có 3 quy tắc viết hàm lồng chính

Nên lồng ghép hàm đối với các hàm tham chiếu

Hàm tham chiếu rất dễ xảy ra lỗi nếu như giá trị tìm kiếm không xuất hiện trong cột của vùng bảng nhất định. Do đó để tránh lỗi thì chúng ta lồng ghép thêm các hàm bẫy lỗi, hàm logic để tránh lỗi.

Ví dụ ta thường thấy là việc sử dụng hàm Vlookup

Nguyên nhân lỗi của hàm Vlookup

  • Sai định dạng cho văn bản và số
  • Giá trị cần tìm kiếm không tồn tại
  • Giá trị trong cột chứa nhiều kết quả hơn số cột hiện có của bảng

Ví dụ cụ thể:

QUY TẮC VIẾT HÀM LỒNG KHÔNG BAO GIỜ SAI

Xem thêm: Quay video màn hình bằng Powerpoint siêu hay

Trong hình trên chúng ta thấy tại ô F9 có sử dụng hàm VLOOKUP và xảy ra lỗi. Lỗi này được hiểu là:

Giá trị tìm kiếm ở ô E9 không xuất hiện trong cột K của vùng bảng K2:L5. Do đó tại ô F9 đã xảy ra lỗi không tìm thấy giá trị tương ứng (#N/A)

Để tránh báo lỗi #N/A thì ta có thể thêm một số hàm để phát hiện nguyên nhân gây ra lỗi. Trong số đó có hàm IF

Tại G2 lồng ghép thêm hàm IF để xét:

=IF(E9=”D”;”Không xác định”;VLOOKUP(E9;$K$2:$L$5;2;0))

QUY TẮC VIẾT HÀM LỒNG KHÔNG BAO GIỜ SAI

Trong đó:

IF(E9=”D”;”Không xác định” là để xác định nếu giá trị ở cột E không khớp với giá trị tham chiếu cột K

VLOOKUP(E9;$K$2:$L$5;2;0) giá trị sẽ thực thi khi mà điều kiện IF sai

Dù công thức nhìn có vẻ phức tạp, nhưng thực chất thì nó khá đơn giản vì sử dụng hàm VLOOKUP lồng với hàm IF để đặt điều kiện

Giới hạn mức độ lồng giữa các hàm

Thông thường, một công thức có thể có 7 hàm lồng ghép với nhau.

Tuy nhiên việc sử dụng quá nhiều hàm sẽ làm cho công thức trở nên phức tạp

Ví dụ đối với công thức trong bảng dưới đây:

QUY TẮC VIẾT HÀM LỒNG KHÔNG BAO GIỜ SAI

Xem thêm: Cách đánh số thứ tự cập nhật tự động khi thêm bớt số liệu trong Excel

Nếu chỉ dùng hàm IF lồng với hàm VLOOKUP thì sẽ giúp cho quá trình xác định tình trạng hàng trong kho nhanh hơn. Tuy nhiên, có nhiều người dùng muốn đếm giá trị E9 trong cột K ra kết quả bằng 0 (kết quả hàm COUNTIF=0) thì trả về dòng chữ “Không xác định”.

Cách này tuy chi tiết và cụ thể nhưng lại mất khá nhiều thời gian và có thể dẫn đến người dùng bị “loạn” các đối số trong công thức.

Do đó, thay vì lồng ghép 3 hàm, ta chỉ cần lồng ghép 2 hàm để trả về kết quả tương ứng

Đảm bảo đủ tính logic của công thức

Xác định tính logic của công thức để rút gọn các đối số trong việc lồng ghép hàm thường rất phức tạp, kể cả với những ai đã thông thạo Excel.

Khi đã phân tích được tính logic của vấn đề thì người dùng có thể dễ dàng xác định được nên dùng hàm nào, các điều kiện lồng ghép và thứ tự lồng ghép hàm.

  • Ngoài ra khi viết làm lồng, cần xác định kết quả muốn tìm là gì và cần những tham số nào để tìm ra kết quả đó.
  • Hàm dùng để tìm tham số sẽ nằm trong hàm trả về kết quả cuối cùng.
  • Khi viết, cần nhìn screentips để kết thúc hàm được lồng chính xác và đảm bảo đầy đủ các dấu ngoặc.

Ví dụ:

Bạn cần in hoa 2 chữ cái đầu của mã nhân viên. Kết quả bạn muốn là 2 chữ cái đầu được in hoa, tham số cần có là 2 chữ cái đầu. Vậy hàm LEFT dùng để lấy 2 chữ cái đầu sẽ nằm trong hàm UPPER (dùng để in hoa).

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Slicer trong Excel – Công cụ lọc dữ liệu hiệu quả

Tóm lại, quy tắc viết hàm lồng để không bao giờ sai có thể sẽ hơi phức tạp và khó hiểu. Nhưng nếu kiên trì tìm hiểu và vận dụng thì chắc chắc các bạn sẽ thấy cách này thực sự hữu ích, đặc biệt khi các bạn cần xử lý nhiều dữ liệu phức tạp. Tuy nhiên Tinhocmos vẫn khuyến khích bạn Hiểu bản chất các hàm Excel để có thể nhớ lâu và áp dụng thành thạo nha.

Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *