Những lầm tưởng phổ biến khi học Excel

NHỮNG LẦM TƯỞNG KHI HỌC EXCEL

Sự xuất hiện của Excel đã giúp các thao tác xử lý, tính toán và lưu trữ dữ liệu ngày càng được đơn giản hóa và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, hiện nay nhiều người cho rằng việc học Excel là thực sự chưa cần thiết vì Excel chỉ phục vụ một vài ngành nghề cụ thể. Số khác thì nghĩ rằng Excel là kỹ năng đơn giản nên chỉ cần “Google search” là có thể sử dụng Excel như chuyên gia,… Vì vậy, trong bài viết này, Tinhocmos sẽ đề cập đến những lầm tưởng khi học Excel của người học cũng như đem đến cái nhìn khách quan nhất về công cụ này.

Chỉ có dân văn phòng mới cần trang bị kỹ năng Excel

Khi chưa có Excel, mọi thao tác với dữ liệu của tất cả các ngành nghề đều phải xử lý trên sổ sách, các phép tính đơn giản hay phức tạp đều phải thực hiện với máy tính cầm tay, và việc lưu trữ dữ liệu thường không được bảo mật và rất phức tạp

Sự xuất hiện của Excel đã phần nào giúp thao tác xử lý, tính toán và lưu trữ dữ liệu ngày càng được đơn giản hóa và tiết kiệm thời gian không chỉ đối với dân văn phòng hay kế toán, kiểm toán mà còn cực kỳ hữu đối với những ngành nghề như giáo viên, bác sĩ hay kinh doanh nhỏ lẻ,…

Ngoài ra, kỹ năng Excel ngày nay còn được phổ biến tại các cấp học khác nhau, trở thành môn học bắt buộc tại nhiều trường Đại học ở Việt Nam vì tính hữu dụng và đơn giản hóa của bảng tính. Người học khi có thể thông thạo các cách sử dụng của bảng tính Excel sẽ dễ dàng thao tác và xử lý dữ liệu trên mọi lĩnh vực một cách vô vùng bài bản và khoa học, tiết kiệm kha khá thời gian. Bên cạnh đó, nhiều trường Đại học yêu cầu đầu ra là chứng chỉ tin học cho mỗi sinh viên.

Chung chi ung dung cong nghe thong tin co ban

Chỉ cần “search” cách làm Excel thay vì học bài bản

Việc thành thạo Excel được hiểu là khả năng thao tác và xử lý bảng tính như chèn ô, cột, vẽ biểu đồ, nhập các công thức tính toán,… Vì vậy, nhiều người cho rằng mọi thao tác đó đều “có sẵn” và chỉ cần “ Google search” để giải quyết vấn đề.

Xem thêm: So sánh cực chi tiết bản Office 2016 và Office 2019

Tuy vậy, các thao tác có sẵn trên Google chỉ có thể phục vụ một vài chi tiết nhỏ trong bảng tính Excel. Khi phải xử lý hay phân tích một bảng tính dữ liệu với hàng nghìn con số và hàng trăm công thức, thì việc trang bị kiến thức nền về Excel là điều vô cùng cần thiết.

mot-so-ham-excel-thong-dung-1024x673

Bởi khi bạn có một lỗi nhỏ trong thao tác, bạn phải “Ctrl Z” để trở về bước trước đó để xử lý dữ liệu, tránh việc bị rối và bị nhầm lẫn các dãy số trực quan trong bảng tính Excel.

Giỏi hàm đồng nghĩa với việc giỏi Excel?

Có rất nhiều lầm tưởng cho rằng các khóa học Excel chỉ dạy các hàm và công thức tính toán như hàm SUM, hàm IF, hàm SUMIF hay TOTAL,…
Vì thế người học nghĩ chỉ cần trang bị các hàm đơn giản là có thể dễ dàng xử lý các con số phức tạp trong Excel. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng khi người học muốn trình bày các bảng dữ liệu đơn giản, không yêu cầu nhiều về ví dụ trực quan hay phân tích chi tiết, kỹ lưỡng

Ví dụ như với bảng tính dưới đây:

ví dụ về dữ liệu

Ngoài việc sử dụng các hàm SUM và SUMPRODUCT để tính tổng, người học cần phải trang bị kỹ năng lập biểu đồ, pivot tabledashboard cụ thể để đưa ra bản báo cáo cuối cùng dễ hiểu và logic, tránh gây rối mắt khi báo cáo tới sếp.

Xem thêm: So sánh chứng chỉ tin học văn phòng MOS và IC3

Excel hạn chế trong phân tích dữ liệu

Nhiều nhân viên làm trong lĩnh vực kinh doanh, sales hay marketing đều cho rằng Excel không thích hợp để phân tích dữ liệu. Thay vào đó họ ưa chuộng và “thần thánh hóa” SQL cho việc xử lý một tệp dữ liệu khổng lồ

excel-vs-sql

Nhưng, việc lạm dụng SQL có thể sẽ gây vô hiệu hóa cơ sở dữ liệu, ảnh hưởng lớn tới quy trình vận hành. Và hơn hết, Excel vẫn đóng vai trò như một công cụ mạnh mẽ, thích hợp cho việc phân tích dữ liệu.
Còn SQL chỉ là một ngôn ngữ để bạn lấy dữ liệu, sau đó người dùng vẫn phải xử lý dữ liệu trong Excel
Ngoài ra, Excel thậm chí còn được trang bị sẵn tính năng để kết nối với kho dữ liệu, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi thao tác

Xem thêm: Cách thêm dòng trong Excel bằng thao tác trên bàn phím nhanh chóng

Tóm lại về những lầm tưởng khi học Excel

Tinhocmos hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, người học sẽ có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về Excel cũng như việc học Excel. Từ đó, mọi người sẽ có định hướng và quyết định đúng đắn để nâng cao kĩ năng và phát triển bản thân.

Nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *