24 thủ thuật Excel phần 1

Tổng hợp 24 thủ thuật Excel dân văn phòng nhất định cần nằm lòng (phần 1)

Excel là một công cụ với sức mạnh tuyệt vời và hàng nghìn chức năng mà có thể bạn chưa khai phá hết, nếu biết sử dụng đúng cách, bạn có thể hoàn thành công việc vốn phải làm trong nhiều giờ chỉ trong nháy mắt. Trong phần 1 của series bài viết Tổng hợp 24 thủ thuật Excel dân văn phòng nhất định phải biết này, Tinhocmos sẽ giới thiệu bạn 6 thủ thuật Excel đầu tiên để bạn làm việc với Excel hiệu quả hơn.

Tổng hợp thủ thuật Excel rất có thể bạn chưa biết (phần 1)

Format Painter để dán nhanh định dạng trong ô

Bạn thay đổi viền, font chữ, màu sắc… của 1 ô và muốn áp dụng định dạng này cho một hay nhiều ô khác? Bạn sẽ lần lượt làm lại các bước: thay đổi viền ô, rồi thay đổi font chữ, rồi thay đổi màu sắc của ô? Excel cung cấp cho bạn công cụ đơn giản hơn nhiều:

Chỉ cần ô có định dạng mà bạn muốn sao chép -> nhấp vào biểu tượng cọ vẽ Format Painter ở thẻ Home -> nhấp vào ô bạn muốn thay đổi định dạng để dán định dạng mới. Thủ thuật Excel này sẽ giúp ô mới có định dạng giống hệt nhưng không làm thay đổi nội dung.thủ thuật excel

Vậy nếu muốn sao chép và dán định dạng đó cho nhiều ô khác nhau? Hãy nhấn đúp vào biểu tượng Format Painter rồi bấm vào các ô bạn muốn dán định dạng.

> Xem thêm: Cách chuyển chữ thường sang chữ in hoa trong Excel và ngược lại

Ngắt dòng và Wrap Text trong Excel

Khi nhập nội dung dài trong Excel, dù văn bản có độ dài vượt quá ô thì Excel cũng mặc định cho văn bản chỉ nằm trên một dòng mà không ngắt xuống dòng mới, thật khó chịu phải không? Nếu bạn nhấn Enter để xuống dòng, Excel sẽ tự động nhảy sang ô mới. Vậy làm thế nào để ngắt dòng trong Excel để văn bản nằm trọn trong một ô?

thủ thuật excel

Đơn giản thôi, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + Enter để xuống dòng trong ô.

Hoặc bạn có thể dùng chức năng Wrap Text ở thẻ Home để tự động xuống dòng cho văn bản nằm gọn trong ô. Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ hàng và cột cho vừa với nội dung.

thủ thuật excel

Tự động điền nhanh với AutoFill

Bạn cần điền những thứ lặp đi lặp lại như ngày tháng, hay điền số thứ tự cho 1000 hàng liên tục? AutoFill chính là thủ thuật Excel bạn không thể bỏ qua.

Đầu tiên, bạn điền một vài ô đầu để làm “mẫu”, càng nhiều dữ liệu mẫu được điền thì Excel tự động điền càng chính xác. Di chuột tới góc bên phải phía dưới của ô cho tới khi xuất hiện dấu cộng (+), nhấp và kéo giữ tới ô bạn cần điền tự động. Bạn có thể áp dụng AutoFill trên một cột hoặc hàng. Bằng việc sử dụng các mẫu trước đó, Excel sẽ tự “học” để điền tự động vào các ô trống, kết quả sẽ khiến bạn bất ngờ đấy.

Đôi khi bạn không cần nhiều mẫu đến thế để thực hiện điền tự động. Trong trường hợp không có đủ mẫu, bạn thao tác tương tự hướng dẫn phía trên nhưng thay vì dùng chuột trái, bạn hãy nhấn giữ dấu + bằng chuột phải để kéo chọn vùng ô cần điền tự động. Excel sẽ đề xuất cho bạn một số lựa chọn để điền tự động:

autofill

Các lựa chọn Fill để bạn điền tự động gồm có:

  • Copy Cells (sao chép để điền lặp lại một nội dung)
  • Fill Series (điền dữ liệu theo mẫu có sẵn)
  • Fill Formating Only (chỉ điền địng dạng)
  • Fill Without Formating (điền giá trị mà không áp dụng định dạng)
  • Fill Days (điền ngày)
  • Fill Weekdays (điền thứ trong tuần)
  • Fill Months (điền tháng)
  • Fill Years (điền năm)
  • Liner Trend (điền dãy số liền kề)
  • Growth Trend (dãy số tăng theo quy tắc số học)
  • Flash Fill (điền nhanh – xem thêm ở thủ thuật phía dưới)
  • Series… (mở ra hộp thoại Series với nhiều lựa chọn hơn)

Tuỳ vào nhu cầu mà bạn chọn loại điền tự động mà bạn muốn.

Flash Fill – chức năng xử lý dữ liệu những ai phải làm việc với nhiều dữ liệu không thể không biết

Bạn làm việc với một trang tính chứa hàng trăm thậm chí là hàng nghìn dữ liệu? Những công việc gộp văn bản/ dãy số/ ngày tháng từ nhiều hàng, cột hay tách văn bản/ dãy số/ ngày tháng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều nếu bạn biết đến Flash Fill.

> Xem chi tiết hướng dẫn tại: Hướng Dẫn Cách Tách Họ Tên Trong Excel Đơn Giản Nhất

Giả sử bạn đang cần tách họ tên của một danh sách, cũng tương tự như AutoFill, bạn hãy “làm mẫu” trước với một vào dòng đầu, càng nhiều mẫu Flash Fill càng chính xác.

flash fill

Sau đó vào thẻ Data -> Flash Fill và cùng chờ đợi điều bất ngờ nhé:

flash fill

Chọn nhanh dữ liệu với phím tắt

  • Ctrl + Shift + ⇓ (mũi tên chỉ xuống): Chọn toàn bộ phần phía dưới trong cột (tính từ ô ban đầu đặt con trỏ chuột)

thủ thuật Excel

  • Ctrl + Shift + ⇑ (mũi tên chỉ lên): Chọn toàn bộ phần phía trên trong cột (tính từ ô ban đầu đặt con trỏ chuột)
  • Ctrl + Shift + ⇒ (mũi tên phải): Chọn toàn bộ phần bên phải trong hàng (tính từ ô ban đầu đặt con trỏ chuột)
  • Ctrl + Shift + ⇐ (mũi tên trái): Chọn toàn bộ phần bên trái trong cột (tính từ ô ban đầu đặt con trỏ chuột)
  • Ctrl + A: chọn toàn bộ bảng
  • Ctrl+Shift+End: Con trỏ sẽ nhảy đến ô thấp nhất bên phải có dữ liệu và chọn mọi thứ ở giữa, ngay cả các ô trống.
  • Ctrl + Shift + * (dấu hoa thị): chọn toàn bộ vùng dữ liệu liền kề của một ô, nhưng sẽ dừng lại khi gặp các ô trống.

Bạn có một bảng dữ liệu và đang muốn chuyển hàng thành cột, cột thành hàng mà không mất công nhập lại toàn bộ nội dung? Chức năng Transpose trong Paste Special sẽ giúp bạn.

Cách làm rất đơn giản: Copy toàn bộ bảng, sau đó đến vị trí cần dán bảng -> Nhấn chuột phải -> Paste Special. Cửa sổ Paste Special hiện ra, tick chọn ô Transpose và

thủ thuật Excel

Tạm kết về thủ thuật Excel dân văn phòng nhất định phải biết

Trên đây mới là 6 thủ thuật Excel hữu ích trong series bài viết Tổng hợp 24 thủ thuật Excel dân văn phòng cần nằm lòng. Hãy theo dõi website tinhocmos.edu.vn mục Kiến thức để cập nhật thêm phần 2, 3 và 4 với các thủ thuật Excel khác để nâng cao hiệu suất làm việc của bạn nhé.

Nguồn tham khảo: PCMag

Tham khảo khoá học Excel từ cơ bản tới nâng cao và ứng dụng để trở thành chuyên gia Excel chỉ trong 30 giờ.

Thông Tin Liên Hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Comments

comments

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.